+971555555 info@mycompose.com

بيئة عمل خالية من الاوراق

ان التحول لبيئة عمل خالية من الاوراق يحتاج بالدرجة الاولى الى المبادرة الادارية لتلك الشركات، لكن هنالك عدة عوامل تحول دون اتخاذ القرار الاداري لفرض بيئة العمل تلك، وتختلف تلك العوامل من حيث تاثيرها القانوني او الاداري او مقاومة التغيير, لن يكون هذا الامر في السنوات القادمة ذا نفس التاثير لما هو في الوقت الراهن، فالتغير السريع في التكنولوجيا الذي بات مؤثرا في الحياة اليومية لدى المجتمعات له اثر ايجابي في علاج عامل مقاومة التغيير، لكن لابد من التعامل مع العوامل الاخرى التي تحول دون ذلك.

العوامل القانونية
ان الغاية الاساسية من طباعة مستند ورقي هي المصادقة على صحة معلومة ما من جهة رسمية او بصفة شخصية بحيث تكون هي المخولة بتلك المصادقة، والاحتفاظ بها على شكل ورقي، وفي الغالب تكون موجهة لجهة ما للقيام باجراءات تتعلق بمحتوى ذلك المستند. وتحتوي الوثيقة على عناصر اساسية يجب توفرها مثل التوقيع او/و ختم المنشأة، الترويسة، التذييل، المرسل اليهم، والنص وهو “المعلومات الاساسية التي يصادق عليها”.  اعتمد التوقيع الالكتروني في العديد من الدول حول العالم بتوافر شروط معينة واهمها ضمان اصلية المستند الموقع. وهذا ما يضمنه نظام مايكمبوز حيث ان اي وثيقة موقعة بشكل الكتروني توجد الية للمصادقة عليها الكترونية والتحقق من صحتها.

يتجه العالم اجمع الى تسهيل الخدمات التي تقدم على كافة الاصعدة، واصبحت الشركات تهتم باعادة هندسة الاجراءات الداخلية فيها في ما يتوافق مع افضل الممارسات لزيادة الكفاءة والفاعلية في العمل وتقديم الخدمات باقصى سرعة واقل جهد، وذلك بفضل الادوات المناسبة التي قلصت لحد ما الايدي العاملة البشرية وسهلت المعاملات ورفع سرعة المراسلات من خلال الحلول التقنية. ان تبني المجتمعات للحلول وتغيير الاجراءات سوف يؤدي حتما بالتاثير على العامل القانوني وتغييرها لتتوائم مع التطور والارتقاء بمستوى الاعمال للخروج بقرارات قانونية تتفاعل مع تلك الاحتياجات واعتماد الاتمتة والتطور التقني بذلك، فعلى سبيل المثال لا بد من انه سيؤثر في اعتماد التوقيع الالكتروني على نظاق اوسع في التعاملات القانونية تدريجيا ان لم تكن جملة واحدة.

العوامل الادارية
التغيير يبدا من اتخاذ القرار، ويحتاج القرار للتحول لبيئة عمل خالية من الاوراق المعرفة بالادوات التي تساعد على ذلك، وبالطبع تختلف تلك الادوات من حيث التكلفة المادية، وسهولة الاستخدام وتوافر الخصائص التي تلبي مختلف الاحتياجات للمؤسسات والشركات بتنوع طبيعة النشاطات التي تقوم فيها, ان ما يميز نظام مايكمبوز هو توفير منصة الكترونية سحابية تتيح للجميع استخدامها دون الحاجة لادوات تقنية اخرى في توفير منظومة المراسلات الالكترونية والتوقيع الاكتروني. وبذلك تعد شبكة تواصل رسمية تتيح الوصول الى اي جهة او شخص في اي وقت وباسهر الطرق.

فريق العمل المتخصص في تنفيذ المشاريع يمتاز بالمعرفة الكاملة لاحتياجات كافة قطاعات العمل المختلفة وقادر على المبادرة بالتغيير ومساعدة كافة القطاعات على التحول من الاجراءات اليدوية الورقية الى اجراءات مأتمتة تضمن سرعة وسهولة الاجراءات مع الحفاظ على سرية وامن المعلومات، وكذلك التدريب والتاهيل الكامل لكافة الموظفين في كيفية تبني التغيير باسرع وقت واقل جهد.

التغير المجتمعي
لا احد منا لم يلحظ التاثير المتزايد في استخدام التكنولوجيا خصوصا بعد ثورة الاجهزة الذكية النقالة، ونؤمن بأن الاعتماد عليها في تزايد مستمر حيث اصبحت جزءا اساسيا لكل فرد في المجتمع، وكذلك منصات التواصل الاجتماعي التي باتت جزء من حياتنا اليومية، كذلك الامر من الناحية المهنية، حيث قمنا بتصميل نظام مايكمبوز ليكون منصة مهنية تعنى بادارة المراسلات وارشفة الوثائق والمواد الالكترونية باختلاف انواعها في خادمات سحابية تتيح الوصول اليها بشكل امن في اي وقت واي مكان, وتوافر استخدامها وتنفيذ الاجراءات  من خلال الحاسب الشخصي او من خلال تطبيقات الهواتف الذكية. وبذلك لم يعد التواجد في مكان العمل والوقت عوامل انجاز المراسلات الالكترونيةـ بل يعطي مرونة لانجازها في اي وقت، وفي اسهل الطرق.

كذلك بتوافرها كمنصة الكترونية سحابية فانها تتيح الوصول والترابط بين الجميع دون استثناء، دون الحاجة للربط الالكتروني بين الانظمة المختلفة والادوات الالكترونية المتعددة. وبذلك تعتبر شبكة تواصل رسمي للوثائق الرسمية ومشاركة العمل بين الاطراف المعنية بنفس الوقت.